People & Organization Specialist with Focus on Payroll (M/F/D)

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People & Organization Specialist mit Fokus auf Gehaltsabrechnung (M/F/D)



in unserer People & Organization Abteilung at the Kia Europe Headquarters in Frankfurt/Main, Germany.

Deine Mission:

Der Aufgabenbereich der Abrechnung umfasst all wichtigen Faktoren der People & Organization Abteilung im Bezug auf Sozialversicherungs- ,Arbeits- und Steuerreecht. Zudem wirst du Einblicke in spannende Projekte erhalten und der/die Ansprechpartner/in für unsere Mitarbeiter sein. Du unterstützt zudem unsere Business Partner in der Administration und bist somit immer eng mit den einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen im Austausch. Du wirst die Möglichkeit haben die Organisation im Bereich der Rekrutierung zu formen, in dem du die richtigen Kandidaten für unsere offenen Stellen zusammen mit der Abteilung auswählst und hier auch erste Kontaktperson für die Kandidaten bist.

Dein Aufgabenbereich:

• Ausführung der monatlichen Abrechnung: Erstellung und Pflege der Daten in unserem Abrechnungssystem und die Verarbeitung aller für die Abrechnung relevanten Aufgaben und Unterlagen- von dem Eintritt bis zum Austritt unserer Mitarbeiter

• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen relevanten Ansprechpartnern und Mitarbeitern und die Pflege der Personalakten

• Aktive Kommunikation mit der Finanzabteilung und dem externen Abrechnungsanbieter

• Management des P&O Budgets um die optimale Benutzung des Budgets sicherzustellen

• Meldung der Rückstellungen an unsere Finanzabteilung am Ende des Jahres

• Jährliche und monatliche Berichten zu Personalkosten und Statistiken in der Unterstützung von Audits

• Zusammenarbeit in Projekten zur Optimierung von bestehenden Systemen

• Ausführung von generellen Personalthemen (z.b Änderungen von Arbeitszeiten, Mutterschutz und Elternzeit, Kündigungen, Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, interne Genehmigungen)

• Unterstützung bei der Buchung von Reisen und den dazugehörigen Prozessen des Kostenmanagements für die Personalabteilung

• Bearbeitung von Rechnungen in der Personalabteilung

• Unterstützung in dem jährlichen Prozess der Gehaltsanpassungen und des Bonus

Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor im Bereich des Personalwesens oder ähnlicher Arbeitserfahrung

• Bis zu zwei Jahre Erfahrung in diesem Bereich des Personalwesens oder der Finanzabteilung

• Gutes Verständnis eines deutschen Abrechnungssystems inklusive der Abrechnungen von Expatriates

• Gute Computer Kenntnisse (z.Bsp. MS- Office), Personalsysteme (z.b.Workday, SAP)

• Gute Kommunikation in Wort und Schrift

• Service orientiert

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

People & Organization Specialist with focus on payroll (M/F/D)



in the People & Organization Department at the Kia Europe Headquarters in Frankfurt/Main, Germany.

Your mission:

By taking care of the payroll, you are involved in all essential matters of social-legal and financial components of People & Organization. You will get insights into exciting projects and be the first contact point for all employees in daily matters. Acting as a sparring partner for our People Business Partners and support them in all administrative topics, you will be close to all departments. You will shape organization by recruiting the right people and be first point of contact in recruitment process.

Your responsibilities:

• Execute monthly payroll, this includes creating and maintaining HR master and transaction data in the payroll system and process all payroll-related tasks from the entry to the exit of an employee

• Ensure the flow of information between all relevant interfaces in Kia Europe and manage the employees' personnel files

• Actively communicate with the finance department and external Payroll provider

• Track usage of budget of P&O team to optimize usage of confirmed budget for the team

• Report accruals at the year end to the finance department

• Monthly and annual reports of personnel cost reports and statistics and assistance with audits

• Collaboration on projects for process and system optimization

• Handling the general HR tasks (eg. changes in working hours, maternity/parental leave, terminations, preparation of work contracts and reference letters, maintaining personnel files, internal

  approvals)

• Support Travel arrangements and expenses of P&O management 

• Handling Invoices in HR department

• Support in annual salary review and promotions 

Your profile:

• Commercial apprenticeship or Bachelor’s Degree in Human Resources/Business or the equivalent in related work experience

• Up to 2 years of experience in similar position or internship in HR/Finance

• Good understanding of German payroll incl. Expats payroll

• Good computer skills (MS-Office), HRM Systems (eg. Workday, SAP)

• Good verbal and written communication skills

• Service-oriented

• Fluent in German and English (written and spoken)

Who are we?

Kia is a global mobility brand with a vision to create sustainable mobility solutions for consumers, communities, and societies around the world.

Kia is now spearheading the popularization of electrified and battery electric vehicles, developing a growing range of mobility services while encouraging millions of people to explore the best ways of getting around. Our brand slogan – ‘Movement that inspires’ – reflects our commitment to inspire consumers through our products and services.

From our headquarter Europe in Frankfurt, Germany, we lead 39 markets across Europe and the Caucasus, employing more than 5,500 people.

Our headquarter is home to 37 different nationalities and this diversity is truly inspiring! This means that every day at Kia is an opportunity to learn something new and to grow personally and professionally. The mix of ambitious and dynamic employees from all over the world is the fuel to our success. Do you have what it takes to join our team? We are looking forward to getting to know you!

You will enjoy working with us if you like these things:

• A pulsating international environment. Our workforce is composed of people from 37 nations

• Playing an active and important part in the development of Kia in Europe.

• Being part of the change to become a company of excellence

• Demanding challenges to which you can creatively contribute

• A competitive compensation package; private leasing offer; systematic off and on-the-job training, free staff restaurant, support as concerns Health Management and more

If you’re interested to become part of our Kia team, please apply via our online portal. We are looking forward to getting to know you.

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